Мне на работе оплачивают по факту, но не выше паспортного расхода. Хотели по минимуму насчитать. Просто зашли Гугл, набрали тех.характеристики. Я заблаговременно монитор с расходом ~6л/100 и пробегом ~700км щёлкнул. Так и посчитали. 
Должно быть разработано положение по оплате. У меня раньше тоже так считали. Сейчас конкретно все прописано.
Кстати то Распоряжение Минтранса, которое я привел, периодически обновляется. Там раньше Prius 1.8 не было, когда я подавал на оплату на 30, а сейчас вот ввели.
